PDFs richtig korrigieren mit Adobe Reader

Immer öfter werde ich von Kunden gefragt, wie man Korrekturen am besten anlegt. Daher werden ich in diesem kurzen Tutorial die wichtigsten Regeln zusammenfassen. Beim Goldwaschen geht es ähnlich zu, wie bei der Textkorrektur: Mit dem richtigen Werkzeug und etwas Schwung wird nicht brauchbares Material geschickt ausgewaschen und so der eigentliche Goldwert möglichst rein freigelegt.

PDF ideal als Austauschformat

In einem langen Prozess von Ausprobieren und Scheitern hat sich das PDF als ideales Austauschformat und Arbeitsmittel bewährt. Aber warum eigentlich PDF? Ganz einfach, das PDF ist plattformunabhängig! Es kann somit auf allen gängigen Betriebssystemen geöffnet und bearbeitet werden. Und das Beste: zur Bearbeitung braucht man nicht einmal die Vollversion Adobe Acrobat Pro! Die Standardversion Adobe Reader bietet alle notwendigen Bearbeitungsfunktionen, um Korrekturen im PDF anzumerken. Hier geht’s zum kostenlosen Download.

Digitale Korrekturen sind Print klar überlegen

Aber geht es nicht viel schneller direkt auf einem Ausdruck zu korrigieren und diesen einzuscannen? Ja, aber nur auf den ersten Blick. Im Allgemeinen ist es aber so, dass es gerade bei Korrekturen zu Interpretationsfehlern seitens der Agentur kommt, bei denen nicht zu 100% klar ist, was genau mit der handschriftlichen Korrektur gemeint ist. Dieses Problem kann man mit PDF-Anmerkungen komplett ausmerzen, denn die digitale Korrektur im PDF hat entscheidende Vorteile:

• Korrekturen werden exakt und übersichtlich zugeordnet
• sie sind eindeutiger und bleiben nachvollziehbar
• gute Lesbarkeit minimiert lästige Rückfragen
• die Listenfunktion gibt Überblick über den Umfang der Korrekturen
• durch Abhaken in der Auflistung wird kein Vermerk übersehen
• durch manuelles Eintippen verursachte Fehler werden vermieden
• Mit Copy & Paste können Texte direkt kopiert und eingebunden werden
• Mehrere Mitarbeiter können dasselbe Dokument bearbeiten

Die richtigen Werkzeuge für Ihre Kommunikation

Aber genug von der trockenen Theorie. Jetzt folgen die gängigsten sechs Anmerkungsfunktionen zum Mitmachen und Lernen. Das Wichtigste hierbei sind natürlich die Werkzeuge. Diese lassen sich über folgenden Pfad finden: Anzeige > Werkzeuge > Kommentar > Öffnen

Sobald Sie „Öffnen“ gedrückt haben, sollte sich folgendes Fenster öffnen:

1: Notiz hinzufügen, 2: Text hervorheben, 3: Notiz zu Text hinzufügen, 4: Text durchstreichen, 5: Notiz zum Ersetzen des Textes, 6: Text an Cursorposition einfügen

1: Notiz hinzufügen

Dieses Werkzeug eignet sich hervorragend für schnelle Anmerkungen, die ohne große Genauigkeit auf Bildern oder Grafiken platziert werden. Für eindeutige Textkorrekturen ist es weniger geeignet.

2: Text hervorheben & 3: Notiz zu Text hinzufügen (Kein Nennenswerter Unterschied)

Diese Werkzeuge ähneln einem Textmarker und heben Abschnitte im Text gelb hervor. Nach dem Markieren lassen sich mit einem Doppelklick Anmerkungen hinzufügen. Achtung! Sie haben eine ähnliche Funktion wie das „Notiz zum Ersetzen des Textes“ Werkzeug, werden aber ausschließlich zum Kommentieren/Hervorheben, nicht zum Korrigieren genutzt.

4: Text durchstreichen

Dieses Werkzeug wird ausschließlich eingesetzt, wenn Textabschnitte unwiderruflich gelöscht werden sollen.

5: Notiz zum Ersetzen des Textes

Mit diesem Werkzeug kann man Textkorrekturen oder -ersetzungen vornehmen. Markieren Sie den Abschnitt und tragen Sie im Kommentarfeld die gewünschte Änderung ein.

Sollten sich in einem kleinen Abschnitt mehrere Korrekturen sammeln, macht es Sinn direkt den kompletten Textabschnitt zu ersetzen. Das spart Zeit und Fehlermöglichkeiten werden minimiert.

6: Text an Cursorposition einfügen

Klicken Sie mit diesem Werkzeug exakt an die Stelle im Text, an der zusätzliche Inhalte eingefügt werden sollen. Anschließend tragen Sie in das Kommentarfenster die neuen Inhalte ein.

Tipps!

Um unnötige Korrekturschleifen zu vermeiden, empfehlen wir, Texte auf Rechtschreibung und Inhalt zu kontrollieren, bevor sie uns zur Umsetzung geschickt werden. Um 100 % korrekte Texte zu verarbeiten, muss das finale Layout von einem Lektorat geprüft werden.

Korrekturen über ein Telefonat aufzunehmen, ist auch bei größten Bemühungen nicht fehlerfrei. Wir empfehlen Ihnen stattdessen, auf die bewährten PDF-Anmerkungen zurückzugreifen.

Änderungen ganzer Texte können auch als separate Word-Datei geliefert werden. Eine passende Anmerkung im PDF sollte dabei aber nicht fehlen.

Fazit

Durch das Einhalten der gerade gezeigten Anwendungsmöglichkeiten wird die Zeit effizienter genutzt, Unklarheiten wird aus dem Weg gegangen und Kommentare können, auch wenn eilig geschrieben, besser gelesen werden. Ich würde mich freuen, wenn Sie meine Hilfestellung bei kommenden Projekten testen und vielleicht bald begeistert an Ihre Arbeitskollegen und Freunde weiterschicken.